POP ถูกออกแบบสำหรับการเข้าถึงแบบ offline คือ จดหมายอยู่ใน server และผู้ใช้สามารถใช้โปรแกรมที่สนับสนุน POP ในการเข้าถึงจดหมายจากระยะไกล การจัดการใดๆ กับจดหมายจะเป็นการจัดการในเครื่องของผู้ใช้เท่านั้น ถึงแม้ว่าข้อจำกัดของการเข้าถึงแบบ offline จะทำให้เกิดความคิดที่จะทำให้ POP สามารถใช้งานในแบบ online หรือ แบบ disconnected ได้ แต่ POP ขาดคุณสมบัติที่จำเป็นบางอย่าง ส่วนการเข้าถึงแบบเสมือน online (pseudo-online) จดหมายจะไม่ถูกลบออกจาก server แต่ก็ไม่ใช่การเข้าถึงแบบ online ที่แท้จริง เพราะขาดโปรโตคอลในการเข้าถึงระบบไฟล์ในเครื่อง server ในการที่จะเข้าถึงหรือเปลี่ยนแปลง folder หรือ สถานะต่างๆ ของจดหมาย ตัวอย่างเช่น การตั้งค่าสถานะของจดหมาย เช่นได้ถูกอ่านแล้ว จะถูกตั้งค่าเพียงแค่ในเครื่องไคลเอนท์ที่ใช้เท่านั้น แต่สถานะของจดหมายที่แท้จริงบนเซิร์ฟเวอร์ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง หรือการจัดเก็บจดหมายลง folder จะถูกจัดเก็บลงในเครื่องไคลเอนท์เท่านั้น ซึ่งที่จริงควรจะจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ เพราะหากว่ามีการใช้ไคลเอนท์เครื่องอื่น ก็ยังสามารถเห็น folder นั้นๆได้

IMAP มีความสามารถในการเข้าถึงทั้งแบบ offline และแบบ online โดยในแบบ online จดหมายจะไม่ถูกดึงมา แต่จะเป็นแบบโต้-ตอบกับ server นั่นคือผู้ใช้สามารถดึงเฉพาะหัวข้อจดหมาย , บางส่วนของจดหมาย หรือค้นหาจดหมายที่ตรงความต้องการ โดยจดหมายที่ถูกเก็บไว้บน server และสามารถตั้งค่าสถานะของจดหมายต่างๆ เช่น ถูกลบไปแล้ว , ตอบไปแล้ว และจะยังอยู่ใน server จนกว่าผู้ใช้จะสั่งลบ อธิบายง่ายๆ คือ IMAP ถูกออกแบบให้การเข้าจดหมายจากระยะไกลเหมือนกับการเข้าถึงจดหมายจากภายในเครื่องของผู้ใช้เอง ซึ่งขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่ใช้ว่าจะเก็บจดหมายไว้ในเครื่องของผู้ใช้เอง หรือเก็บไว้ใน server หรือให้ผู้ใช้เลือกเองอย่างใดอย่างหนึ่ง

สรุปความแตกต่างระหว่าง offline และ online

1. ความแตกต่างในแง่การใช้งาน

• offline เหมาะกับการเข้าถึงโดยใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียว และไม่ต้องการความสามารถพิเศษอื่นๆ
• online เหมาะกับการเข้าถึงแบบตอบโต้กับ server และมีความสามารถในการเข้าถึง mailbox หลายๆอัน

2. ข้อดีของแบบ offline

• ใช้เวลาในการติดต่อน้อย
• ใช้ทรัพยากรของระบบน้อย

3. ข้อดีของแบบ online

• สามารถเข้าถึงจดหมาย จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ ในเวลาใดๆ
• เหมาะสำหรับเครื่องที่มีเนื้อที่ดิสค์น้อย เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ในห้องปฏิบัติการ
• ไม่ขึ้นกับ platform ในการเข้าถึง mailbox หลายๆ อัน
• ผู้ใช้หลายคนสามารถทำการใช้ mailbox เดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน
• จุดสำคัญก็คือ ในแบบ online สามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์หลายๆเครื่องในเวลาใดๆ โดยไม่ขึ้นกับโปรโตคอลในการเข้าถึงระบบไฟล์ในเครื่อง server (ซึ่งอาจไม่มีในทุก platform และอาจมีปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพ และ file locking) ถึงแม้ว่าความสามารถนี้ไม่มีความจำเป็นสำหรับผู้ใช้ที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว ในการเข้าถึงจดหมาย แต่จะจำเป็นมากสำหรับผู้ใช้ที่ใช้คอมพิวเตอร์หลายๆ เครื่อง

ความสามารถในส่วนที่มีทั้งใน POP และ IMAP

• สนับสนุนการเข้าถึงแบบ offline
• จดหมายใหม่จะถูกส่งไปเก็บไว้ยังเครื่อง server รอผู้ใช้ติดต่อเข้าไปตรวจเช็ค
• สามารถเข้าถึงจดหมายได้จาก platfrom หลากหลายรูปแบบ
• สามารถเข้าถึงได้จากทุกๆ ที่ในเครือข่าย
• เป็นโปรโตคอลแบบเปิด ซึ่งเป็นไปตาม Internet RFCs
• มีเครื่องมือ (Implementations) ต่างๆ (รวมทั้งซอร์สโค้ด) แจกฟรี
• มีโปรแกรมสำหรับการเข้าถึงจดหมายทั้งใน PC,Mac และ UNIX
• มีเครื่องมือ (Implementations) ต่างๆ ขาย
• ไม่ต้องการ SMTP mail gateways
• ถูกใช้ในการเข้าถึงจดหมายเท่านั้น ส่วนการส่งจะใช้ protocol SMTP
• สนับสนุน persistent message IDs (สำหรับการเข้าถึงแบบ disconnected)
• ข้อดีของโปรโตคอล POP
• ไม่ซับซ้อน จึงง่ายในการ Implement
• มีโปรแกรมสนับสนุนจำนวนมาก

• สามารถจัดการกับสถานะของจดหมาย (status flags) เช่น อ่านแล้ว,ลบแล้ว,ตอบแล้ว หรือ สถานะใดๆที่ผู้ใช้กำหนดเอง
• สามารถเพิ่มจดหมายลงใน folder ที่ต้องการ
• สามารถเข้าถึง และจัดการกับ mailbox ได้หลายอัน รวมทั้งสามารถเปลี่ยนชื่อ,สร้าง,ลบ,แสดงรายชื่อ และเข้าถึง folder ต่างๆ นอกเหนือจาก folder จดหมายปกติ (Inbox) ซึ่ง folder เหล่านี้อาจจะไม่ได้อยู่บน server เดียวกันก็ได้ โดยเราสามารถเรียกดูได้พร้อมๆกัน หรือทำการเคลื่อนย้ายจาก folder หนึ่งไปยังอีก folder หนึ่ง
• ผู้ใช้หลายคนสามารถทำการเข้าถึง mailbox เดียวกันพร้อมกัน โดยเมื่อผู้ใช้คนใดทำการแก้ไขอะไรไป ผู้ใช้คนอื่นๆ ก็จะเห็นการแก้ไขนั้นๆ ในทันที
• สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำกัดแค่ e-mail แต่สามารถเข้าถึงข้อมูลชนิดอื่นด้วย เช่น NetNews,Documents
• สนับสนุนการเข้าถึงแบบ offline ในกรณีที่เชื่อมต่อผ่านทาง dialup ที่มีราคาต่อนาทีสูง โดยไม่ต้องการความสามารถพิเศษอื่นๆ หรือในกรณีที่เครื่อง server มีความสามารถต่ำ แต่ไม่ใช่ทุกโปรแกรมที่สนับสนุน IMAP สามารถทำได้ แต่โดยโปรโตคอล IMAP แล้วสามารถทำได้
• มีโปรโตคอลในการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของผู้ใช้แต่ละคนลงในเซิร์ฟเวอร์ เช่น Internet Message Support Protocol (IMSP) ซึ่งทำให้ผู้ใช้จาก platform ใดๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของตนเอง เช่น สมุดรายชื่อที่อยู่ (address book) ทางเลือกใหม่ที่ทรงประสิทธิภาพก็คือ Application Configuration Access Protocol (ACAP) โปรโตคอลที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้สร้าง หรือเก็บออบชัน และ address-book information ที่เลือกไว้แล้วเท่านั้น แต่ยังสร้างโพรซีเจอร์เพื่อจัดการกับผู้ใช้อื่นที่เกี่ยวข้อง ที่ถูกแชร์ร่วมกัน เช่น spelling check เป็นต้น
• ปรับปรุงประสิทธิภาพในการเข้าถึงโดยเมื่อทำการติดต่อผ่านทางสายสื่อสารความเร็วต่ำ โดย IMAP มีความสามารถในการเลือกดึงบางส่วน หรือ ทั้งหมดของจดหมายที่ต้องการ หรือให้ server ค้นหาจดหมายที่ต้องการให้ โดยมันจะเป็นประโยชน์อย่างมาก หากการติดต่อผ่านสื่อสารที่ช้ามาก ในการเลือกที่จะดึงเฉพาะบางส่วนของจดหมาย เช่น หัวข้อจดหมาย (header) โดยเฉพาะหากจดหมายนั้นเป็นจดหมายชนิด MIME (Multipurpose Internet Mail Externsions ซึ่งเป็นมาตรฐานในการส่งแฟ้มข้อมูลติดไปกับจดหมายตาม RFC-822 โดยโปรโตคอล SMTP) ซึ่งหากมีการส่งแฟ้มขนาดใหญ่ติดมากับจดหมายด้วย โดยมีส่วนของจดหมายเพียงไม่กี่บรรทัดจะทำให้เสียเวลาในการดึงข้อมูลที่ยังไม่ต้องการ เป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเมื่อทำการติดต่อผ่านทางสายสื่อสารความเร็วต่ำ หรือค่าใช้จ่ายในการติดต่อมีราคาแพง และนี่เป็นข้อดีที่แสดงให้เห็นว่า IMAP เหนือกว่า POP

• โปรโตคอลมีความซับซ้อน และยากในการ Implement
• มีซอฟแวร์ที่สนับสนุนน้อยกว่า POP

• มีคำสั่งในการจัดการตู้จดหมายจำนวนมาก
• มีความสามารถในการจัดการ folder อื่นๆ นอกเหนือจาก inbox
• มีจุดเด่นในการเพิ่มประสิทธิภาพของแบบ online โดยเฉพาะกับจดหมายที่เป็น MIME และเพราะว่าขณะนี้มีการแจก development libraries ของ IMAP ฟรี ดังนั้นความซับซ้อนของมันคงไม่มีผลต่อความนิยมใช้ที่จะเพิ่มมากขึ้นในอนาคต โดยเน็ตสเคปวางแผนที่จะรวม IMAP เข้าไว้ในเมล์เซิร์ฟเวอร์รุ่นต่อไปของตน ซึ่งน่าจะออกมาได้ในปีนี้ ยิ่งไปกว่านั้น SunSoft ก็มี IMAP Server และ Client ขณะที่ยังมี IMAP Client ที่ชื่อว่า Embla ของ ICL และ ICL/TeamWare ที่ให้ Internet Messaging Server ที่สนับสนุน POP และ IMAP ส่วนผลิตภัณฑ์อื่นๆ ที่ร่วมขบวนของ IMAP